領収書の宛名や但し書きはどう書けば良い？インボイス対応についても解説
領収書は、ビジネスにおいて支払いの証明となる書類ですが、証明書以上の意味を持っています。
経理処理や税務申告には不可欠なので、特に個人事業主やフリーランスの方々にとって、領収書の作成や管理は事業の成功にも繋がるともいえる重要なスキルです。
この記事では、領収書の書き方で押さえるべきポイントやインボイス制度に対する注意点、おすすめのテンプレートをご紹介いたします。
領収書の書き方
領収書は、商品やサービスの売買などで金銭の授受が行われたときに発行されます。
支払いがあったという証明のための書類であり、税務署に対する手続きや勤務先での経費精算のために必要になります。
一般的な領収書の書き方として、共通項目がいくつかあります。
- 発行日付
- 宛名（支払者の名称）
- 金額
- 但し書き（支払いの目的）
- 内訳
- 発行者の名称、住所、連絡先
- 印紙（必要な場合）
- 発行者の印鑑またはサイン
まず必須なのは、領収書を発行した日付です。ここは省略などせずに、年月日をきっちり書くようにしましょう。
金額は3桁ごとにカンマを入れるようにしましょう。さらに改ざんを防ぐために独特の書き方があります。
- 金額の前：円マーク（￥）または「金」を記載する
- 金額の後ろ：ハイフン（‐）または「円」「円也額の後ろ：ハイフン（‐）または「円」「円也」を記載する
例えば金額が5000円であれば「￥5,000‐」「金5,000円也」というように記載します。
税抜金額、消費税額がいくらであるのか、その内訳もしっかり分けて書くようにしましょう。
領収書の記入を間違えてしまった場合は、再発行するほうが信頼性が高く安心です。
もしくは間違えた箇所に二重線を引き、その上から訂正印を押印します。正しい文字はその上部に書きましょう。
日付や金額は経理や税務上の手続きで重要な意味がありますので、ハッキリと明記しておく必要があります。
宛名や但し書きはどう書けば良いか迷う場合もありますので、次で詳しく見ていきましょう。
領収書の宛名を書くときの注意点
領収書の宛名は、代金を支払った人や会社名を記載するのが一般的ですが、宛名として「上様（うえさま）」と記載する場合があります。
名前を伝える手間を省きたい、個人情報を伝えるのは抵抗がある、など様々な理由によってこの「上様」が使われますが、あまりおすすめではありません。
これは誰が支払ったのかが曖昧になってしまい、経理上は問題が無くとも、税務処理上では正式な表記ではないと判断されるリスクがあるからです。
決済額が少なければ問題ないと判断されるケースもありますが、企業で発行する領収書であれば「上様」は使わないというのが基本です。
ちなみに、宛名の無い領収書に受け取った者が自身で記入するのはNGです。宛名無しの領収書は注意しましょう。
ただし、金額が3万円未満の場合や、下記のような業種の場合は領収書の宛名書きが不要とされています。
- 小売業
- 飲食業
- 旅行運送業
- 旅行関連事業
- 駐車場業
例えばコンビニやスーパーで買い物した場合、支払い時に受け取るレシートでも領収書として認められます。
ですがこの場合も、支払い内容が具体的に分かるようにしておくか、企業内の規定があればそちらに従い領収書を発行してもらいましょう。
領収書の但し書きは具体的に書こう
領収書の但し書きは、何の支払いなのかを具体的に、また明確にするための項目です。一般的には「○○代として」という書き方をします。
レシートには商品やサービスの詳細が記載されていますが、領収書には詳細の記載が無いため、但し書きの項目に内容を記入するのです。
但し書きの欄が空欄であった場合、こちらも税務処理上で問題が起きる可能性があります。
支払い金額が大きい領収書ほど、取引内容を明確にするため具体的に書くようにしましょう。
インボイス制度での領収書はどう変わる？
インボイス制度は正式には「適格請求書保存方式」と呼びます。納税する消費税を正確に把握するために実施された制度です。
領収書は、前述した1～8の項目に追加して、以下の必須事項が記載されていれば適格請求書（インボイス）として認められます。
- 企業または事業所の登録番号
- 適用税率
- 税率ごとの消費税額
参考：国税庁「インボイス制度の概要」
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登録番号は、適格請求書発行事業者番号のことで、取得していないという場合は申請が必要となります。
次に適用税率ですが、これは対象商品やサービスに8％・10％と複数の税率がかけられているため、どちらの税率が適用されているかを記載します。
そして、8％、10％それぞれの消費税額の記載も必要になります。
インボイス制度にスムーズに対応するために、記載事項を満たしたテンプレートを準備しておくのが良いでしょう。
領収書をテンプレート化しておけば、領収書を送った際、どの取引先のものであるかすぐにわかってもらえるというメリットもあります。
領収書はテンプレートを活用すれば様々なデザインが作れる
イメージ通りの領収書が無いという人は、デザインテンプレートを使えば簡単にカスタマイズ可能です。
領収書のデザインに会社のロゴを入れたい、見やすいフォントを使いたい、などこだわりのある人はぜひ活用してください。
まとめ
領収書は、とくにビジネスにおける経理精算や税務処理において、避けては通れない重要な書類と言えます。
領収書のテンプレートを準備しておくことで、領収書の作成や管理がしやすくなるでしょう。
この記事で紹介した書き方や注意点を参考にして、オリジナルの領収書を作ってくださいね。
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