A4文書はデザインツールのテンプレートで簡単に作成できることをご存知でしょうか。時間をかけてエクセルやワードまたはパワーポイントなどで作成していませんか。

A4文書は、さまざまな用途で活用されていますが、デザインツールのテンプレートを編集したほうが、エクセルやワード、パワーポイントなどで、一から作成するよりも時短で簡単です。

この記事では、デザインツールのテンプレートで作成できるA4文書の主な種類と作成する際のポイントなどを解説します。

A4文書とは

A4文書は、日本のビジネスシーンで最もよく使用されている標準サイズの文書です。

A4とは、横210mm×縦297cm（21cm×29.7cm）のサイズのことを指します。（※1）

文書とは、文字を中心に書き記した紙や電子データなどの総称です。

約30年以上前の平成5年（1993年）厚生労働省は、行政文書の用紙規格を、特別な事情などを除き、原則A4判に統一することを推進しました。（※2）

現代では、ビジネス文書を作成する際に、特別な事情がなければA4サイズに設定することが、基本マナーのように定着しています。

※1：A4サイズ（横210mm×縦297cm）をはじめとしたA判は、国際規格のISO216および日本工業規格のJISP0138で定められています。発祥は、19世紀末ドイツの物理学者オズワルドが提案した規格です。A判には、A0～A4などのサイズ展開がありますが、いずれも縦横の比率が1：√2の一定のため、例えばA3を半分にするとA4サイズになります。

※2：【参考】厚生労働省、平成五年一月八日、総第三号「行政文書の用紙規格のA判化に係る実施方針について」

デザインツールでのA4文書テンプレートの種類

デザインツールには多種多様なA4文書テンプレートがあります。

デザインツールのテンプレートを活用すると非常に簡単で便利です。

プロが作成したテンプレートに、テキストや写真、図形などを入力したり、デザインも編集できます。

今まで、エクセルやワードまたはパワーポイントで、一からA4文書を作成していた人は、デザインツールのテンプレートを利用すると時間が短縮されることに驚くでしょう。

ここでは、デザインツールのデザインACから、代表的なA4文書のテンプレートをご紹介します。

デザインACには、非常にたくさんのテンプレートがありますが、下記表にご紹介するのは、その中の一部です。

デザインACの検索窓に、例えば「報告書」など、何らかの関連するキーワードを入力して検索してみてください。

様々な種類の報告書の中から、営業報告書や出張報告書などといった用途に合うものや、気に入ったデザインのものを選んで、入力や編集をすることができます。

A４文書を作成する際のポイント

A４文書を作成する際のポイントは、見やすさとわかりやすさです。

見出しに合った内容を明確に記載しますが、その際、段落、箇条書き、表、図などを上手く活用すると内容が伝わりやすくなります。

行間や余白をバランスよく設けたり、文字サイズを調節するデザイン力が必要です。

デザインツールのテンプレートを活用した方が、デザイン性の高いものがすぐに選択できます。

しかもエクセルやワードなどで、一から作成するよりも、時間の短縮が可能です。

デザインACの代表的なテンプレートと文書作成のポイント

下記の表は、デザインACの代表的なテンプレートと文書作成のポイントをまとめたものです。

いずれの文書も、デザインACのA4文書テンプレートを活用できます。

人事関連A4文書

代表的なテンプレート	文書作成のポイント
履歴書	経験やスキルなどアピールしたい内容に合わせて表の配分を整えます。
人事考課表	評価基準を定義に基づいて客観的な視点で評価しましょう。
出勤簿	正確な出退勤時間が必要なのか、出欠のみ確認するのかなど、企業の用途に合ったテンプレートを選びます。
評価表	QCサークル評価表のテンプレートを使用すると便利です。 品質管理（Quality Control）を向上するために実行するべき項目を確認できます。
辞令	対象者、発令日、異動内容などを明確に記録します。

会計・経理関連A4文書

代表的なテンプレート	文書作成のポイント
現金出納帳	日付、入金額、支出額、摘要を正確に記録し、後で確認した時に見やすくわかりやすいことが重要です。
資金繰り表	収入・支出・財務収支が色分けしてあると見やすいです。 デザインACでは月次と年次のテンプレートがあります。
見積書	品名、数量、単価、合計金額、納期、支払い条件などを記載します。
発注書	発注日や発注Noの記載が重要です。同じ商品を複数回注文した時などに区別しやすくなります。 見積書の内容と一致しているかも確認します。
納品書	納品日を記載します。発注書や請求書など一連の書類と内容が一致しているかも確認します。
請求書	振込先など支払い情報の記載はもちろん、発注書など一連の書類と内容が一致しているかも確認します。 会社のロゴや住所なども付けるとよいでしょう。
領収書	金額、日付、発行者を明記し、会社印の押印欄も作成します。デザインACの領収書テンプレートは種類が豊富なので、活用すると便利です。
検収書／受領書	注文した商品が間違いなく届いたことを確認する書類のため、その品名、数量などの内容を明記します。

営業・マーケティング関連A4文書

代表的なテンプレート	文書作成のポイント
提案書／企画書	顧客の課題を自社の製品やサービスがどのように解決できるか、具体的な数字や事例を用いて説明した資料にします。 カラーでデザイン性の高いものが好まれやすいです。
売上表	売上目標　売上金額、達成率などを明記します。
マーケティング表	マーケティング表として好ましいのは、視覚的にわかりやすい表です。 代表的なものとして、マーケティング・ミックスが挙げられます。 商品サービス（Product）、販売促進（Promotion）、価格（Price）、流通（Place）の4つのPにより、マーケティング戦略を練りましょう。

総務・庶務関連A4文書

代表的なテンプレート	文書作成のポイント
会社概要	基本的に会社概要、会社沿革、事業内容などを記載します。 テンプレートを参考にするとよいでしょう。
連絡網	緊急時の連絡先は、連絡順に明記し、一人も抜け漏れがないようにすることが重要です。
受付表	日々の来訪者が、日時、社名、氏名などを簡潔に記載できるように、すっきりとしたデザインにします。
TODOリスト	行うべき内容と期限を記載する表を作成します。
予定表／スケジュール表	目的や用途に合ったデザインのテンプレートを選びます。 見やすさが大切です。

A4文書の作成はデザインツールのテンプレート活用がおすすめ

A4文書は、さまざまな用途で活用されていますが、デザインACなどのデザインツールのテンプレートを使用すれば、エクセルやワード、パワーポイントなどで作成するよりも、大幅に時間が短縮できるケースが多いです。

上記の表を参考に文書名などのキーワードで検索して、作成したいA4文書に近いテンプレートをぜひ活用してみてください。

▶デザインACのA4文書テンプレートはこちらから

　

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